Thông tin và thông báo nhà trường luôn là mối quan tâm hàng đầu của quý phụ huynh và các em học sinh tại THPT Lê Quý Đôn Quảng Trị. Mỗi buổi sáng, không ít phụ huynh mở điện thoại chỉ để xem hôm nay trường có lịch thi mới hay không. Có ngày là thông báo nghỉ học, có ngày lại là lịch một hoạt động ngoại khóa cần chuẩn bị gấp. Chúng tôi hiểu rằng chỉ một thông báo đến chậm cũng đủ khiến cả gia đình xáo trộn kế hoạch. Chính vì vậy, đội ngũ truyền thông của trường luôn cố gắng để mọi thông tin đến tay người đọc nhanh nhất, chính xác nhất và dễ hiểu nhất có thể.
Trong bài viết này, chúng tôi muốn chia sẻ cách nhà trường tổ chức việc cập nhật thông tin và thông báo nhà trường. Chúng tôi cũng giới thiệu những kênh chính thống nên theo dõi, cùng vài lưu ý nhỏ giúp quý phụ huynh và các em không bỏ lỡ tin quan trọng trong suốt năm học.
Vì sao thông tin và thông báo nhà trường cần được cập nhật kịp thời
Một ngôi trường THPT vận hành với rất nhiều đầu việc diễn ra song song. Lịch kiểm tra, lịch thi thử, hoạt động đoàn thể, các đợt tuyển sinh, chương trình hướng nghiệp đều cần được thông báo đúng lúc. Nếu thông tin đến chậm dù chỉ một, hai ngày, học sinh có thể mất cơ hội đăng ký một cuộc thi. Phụ huynh cũng có thể không kịp chuẩn bị hồ sơ, còn giáo viên chủ nhiệm phải xử lý nhiều phát sinh ngoài kế hoạch.
Chúng tôi từng gặp một trường hợp đáng nhớ. Một lớp không nắm được lịch đổi phòng thi vào phút chót. Lý do là thông báo mới chỉ được dán ở bảng tin, chưa kịp gửi qua nhóm Zalo lớp. Sau lần đó, nhà trường đã rà soát lại toàn bộ quy trình phát thông báo. Mục tiêu là hạn chế tối đa những tình huống tương tự xảy ra lần nữa. Đây cũng là lý do vì sao thông tin và thông báo nhà trường luôn cần đi qua nhiều kênh song song, thay vì chỉ dựa vào một hình thức duy nhất.
Những kênh thông tin và thông báo nhà trường phổ biến hiện nay
Hiện tại, trường duy trì song song nhiều kênh để đảm bảo mọi thông báo đều đến được với người cần biết. Website chính thức của trường là nơi lưu trữ đầy đủ và có tính xác thực cao nhất, phù hợp để tra cứu lại khi cần. Nhóm Zalo của từng lớp do giáo viên chủ nhiệm quản lý lại có ưu điểm về tốc độ. Kênh này phù hợp với những thông báo cần phản hồi gấp trong ngày. Bảng tin tại sân trường và hệ thống loa phát thanh vẫn được giữ lại. Không phải phụ huynh nào cũng có thói quen theo dõi mạng xã hội thường xuyên.
Vài năm gần đây, chúng tôi cũng thử nghiệm thêm một số công cụ để việc soạn và phát thông báo nhanh hơn, đỡ tốn công sức thủ công hơn. Chúng tôi từng chia sẻ khá kỹ về việc ứng dụng công nghệ để tự động hoá việc truyền thông các sự kiện của trường. Cách làm này giúp giáo viên phụ trách không phải soạn đi soạn lại nội dung cho từng kênh mà vẫn giữ được sự thống nhất về thông tin.
Vai trò của từng kênh trong những tình huống khác nhau
Mỗi kênh có một thế mạnh riêng, nên chúng tôi không xem kênh nào là duy nhất. Website phù hợp khi cần văn bản đầy đủ, có thể lưu lại lâu dài. Zalo phù hợp khi cần tốc độ, đặc biệt vào những ngày thời tiết bất thường. Bảng tin và loa phát thanh vẫn hữu ích với những phụ huynh lớn tuổi, ít quen dùng điện thoại thông minh.
Quy trình soạn và phát thông báo tại trường diễn ra như thế nào
Không phải thông báo nào cũng được viết và gửi đi trong vài phút. Với những nội dung quan trọng như lịch thi, kế hoạch tuyển sinh hay thay đổi giờ học, tổ truyền thông phải làm việc qua nhiều bước. Trước tiên là xác nhận nội dung với ban giám hiệu. Sau đó là kiểm tra lại số liệu, rồi mới soạn thành văn bản chính thức để đăng tải.
Chúng tôi luôn giữ một nguyên tắc: thông tin đưa ra phải chính xác trước, rồi mới đến nhanh. Một thông báo sai lệch dù chỉ một chi tiết nhỏ cũng có thể gây rắc rối lớn. Ví dụ như nhầm phòng thi hay sai giờ tập trung có thể ảnh hưởng đến hàng trăm học sinh cùng lúc. Vì vậy, trước khi đăng bất kỳ thông báo nào, đội ngũ phụ trách đều rà soát lại ít nhất hai lần.
Các nhóm thông báo thường gặp trong một năm học
Nếu để ý, quý phụ huynh sẽ thấy thông tin và thông báo nhà trường thường rơi vào một số nhóm chính sau đây:
- Thông báo liên quan đến tuyển sinh lớp 10, gồm lịch nộp hồ sơ, điểm chuẩn dự kiến và các mốc thời gian quan trọng trong năm.
- Lịch học, lịch thi và lịch thi thử tốt nghiệp THPT, thường được cập nhật ngay khi Sở Giáo dục và Đào tạo có văn bản chính thức.
- Thông báo về hoạt động đoàn thể, ngoại khóa, các cuộc thi học sinh giỏi hay chương trình hướng nghiệp trong trường.
- Thông tin học bổng, khen thưởng và các khoản hỗ trợ dành cho học sinh có hoàn cảnh khó khăn.
Mỗi nhóm thông báo có tính chất khác nhau, nên cách trình bày và kênh phát cũng được chúng tôi cân nhắc riêng cho phù hợp. Thông báo tuyển sinh thường cần văn bản đầy đủ, có dấu và chữ ký rõ ràng. Trong khi đó, thông báo nghỉ học do thời tiết lại cần được gửi càng nhanh càng tốt qua Zalo.
Học sinh cũng có thể góp phần lan toả thông tin nhà trường
Có một điều chúng tôi khá tâm đắc. Việc truyền thông trong trường học không chỉ là nhiệm vụ của giáo viên hay tổ văn phòng. Học sinh hoàn toàn có thể tham gia và làm rất tốt việc này. Một vài năm trước, một nhóm học sinh khối 11 đã đề xuất lập câu lạc bộ để hỗ trợ nhà trường. Các em phụ trách thiết kế hình ảnh và viết bài giới thiệu hoạt động ngoại khóa lên fanpage.
Chúng tôi từng kể chi tiết về hành trình đó trong bài viết về câu lạc bộ marketing học sinh thực hành các dự án truyền thông thực tế. Từ một nhóm nhỏ ban đầu, câu lạc bộ dần trở thành cánh tay nối dài giúp thông tin của trường đến gần hơn với các bạn học sinh. Đặc biệt là những thông báo về hoạt động Đoàn, các cuộc thi văn nghệ và thể thao.
Việc để học sinh tham gia vào quá trình này cũng mang lại lợi ích khác. Các em học được cách viết tin, biên tập ảnh, lên kế hoạch nội dung. Đó là những kỹ năng rất gần với công việc truyền thông thực tế sau này.
Thông tin nhà trường cũng gắn liền với định hướng nghề nghiệp cho học sinh
Không chỉ dừng ở thông báo hành chính, nhiều nội dung nhà trường chia sẻ còn hướng đến việc giúp học sinh hình dung rõ hơn về con đường nghề nghiệp sau này. Các buổi tư vấn hướng nghiệp, hội thảo về ngành nghề mới, hay đơn giản là một bài viết giới thiệu xu hướng thị trường lao động, đều được chúng tôi coi là một phần trong hệ thống thông tin và thông báo nhà trường.
Chúng tôi từng tổng hợp khá kỹ về chủ đề này trong bài những ngành nghề đang được các doanh nghiệp tuyển dụng nhiều nhờ sự phát triển của công nghệ. Mục tiêu là giúp các em có thêm góc nhìn khi chọn ngành, chọn trường đại học sau khi tốt nghiệp. Chúng tôi tin rằng thông tin nhà trường không chỉ dừng ở việc biết lịch, biết ngày. Nó còn cần góp phần định hướng tương lai cho các em.
Vài lưu ý để không bỏ lỡ hoặc hiểu nhầm thông tin nhà trường
Trong quá trình vận hành các kênh thông tin, chúng tôi cũng nhận được không ít câu hỏi từ phụ huynh. Nhiều người băn khoăn về việc phân biệt tin chính thống và tin đồn thổi trong các nhóm mạng xã hội tự phát. Đây là vấn đề khá tế nhị. Nhiều nhóm phụ huynh, nhóm học sinh được lập ra ngoài sự quản lý của trường, đôi khi lan truyền thông tin chưa được kiểm chứng.
Chúng tôi khuyến nghị quý phụ huynh và các em ưu tiên theo dõi các kênh chính thức. Đó là website trường, fanpage đã xác thực, và nhóm Zalo do giáo viên chủ nhiệm quản lý trực tiếp. Nếu thấy thông tin nào chưa rõ ràng, cách an toàn nhất vẫn là liên hệ trực tiếp với giáo viên chủ nhiệm. Văn phòng nhà trường cũng luôn sẵn sàng xác nhận lại thông tin khi cần, thay vì để phụ huynh chia sẻ tiếp một tin chưa chắc chắn.
Nhìn lại, việc duy trì một hệ thống thông tin và thông báo nhà trường thông suốt đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều bên. Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm, tổ truyền thông và cả chính các em học sinh đều góp một phần trong đó. Chúng tôi vẫn đang tiếp tục cải thiện quy trình này từng năm, để mỗi thông báo gửi đi đều kịp thời, chính xác và dễ hiểu với mọi phụ huynh, mọi học sinh của trường. Nếu quý vị có góp ý về cách trường truyền tải thông tin, đừng ngần ngại phản hồi qua các kênh chính thức. Chúng tôi luôn lắng nghe để làm tốt hơn mỗi ngày.
